A qualidade do projeto de GED está bastante ligada a uma boa definição do processo de digitalização, pois o resultado desse processo é imagens e um arquivo de índice.
As imagens que são a cópia virtual do documento têm que está dentro dos padrões de qualidade exigidos e os índices que são as chaves de busca dessas imagens tem que está consistente, para que as buscas tenham êxito.
A figura a seguir ilustra cada etapa do processo de digitalização: